Grip houden op je agenda is iets waar ik niet over nadacht tot ik merkte dat mijn week al vol zat voordat ik er zelf iets aan had kunnen toevoegen. Niet omdat anderen mijn tijd inpikten, maar omdat ik zelf alles maar liet binnenkomen. Een intake hier, een belletje daar, een taak die ik er tussendoor nog even bij deed. Mijn agenda was geen plek waar ik keuzes maakte, het was een plek waar dingen landden.

Ik bouw Passies Studio naast mijn baan, en dat betekent dat ik met twee agenda’s leef die allebei om aandacht vragen. Wat ik merkte is dat grip houden op je agenda niet gaat over een strakkere planning of een nieuwe app. Het gaat over de vraag wie er eigenlijk bepaalt wat er in die agenda komt te staan. Bij mij was het antwoord lang: iedereen behalve ikzelf.

Dat veranderde pas toen ik begon met kijken naar wat er al vastlag voordat ik zelf iets plande. Vergaderingen die terugkwamen zonder dat iemand ooit checkte of ze nog nodig waren. Taken die ik mezelf oplegde omdat ik dacht dat ze snel klaar zouden zijn, terwijl ze telkens weer een avond kostten. Ik had het eerder al over structuur als ZZP’er, en die structuur begint precies hier: bij zien wat er al in je week zit, voor je er nog iets bij zet.

Grip houden op je agenda begint bij kiezen, niet bij plannen

Ik dacht altijd dat grip betekende: alles een plekje geven. Een vol schema, netjes geblokt, elk uur met een label. Dat werkte averechts. Hoe voller mijn agenda stond, hoe minder ruimte ik overhield om te kiezen wat er echt toe deed. Plannen is iets anders dan kiezen. Plannen is zorgen dat iets een plek krijgt. Kiezen is bepalen of het die plek wel verdient.

Bij mij zat het venijn in de dingen die ik automatisch inplande zonder erover na te denken. Een intake die ik ’s avonds nog uittypte omdat overdag de tijd ontbrak. Een terugkerend overleg dat ik ooit had geaccepteerd en nooit meer had herzien. Die dingen vraten tijd weg voordat ik er zelf iets tegenover kon zetten.

Wat ik deed om mijn agenda weer van mezelf te maken

Ik ben begonnen met het scheiden van twee soorten tijd: tijd die vaststaat, zoals mijn baan, en tijd die ik zelf invul. Dat tweede stuk is kleiner dan ik dacht, en juist daarom wilde ik daar scherper in kiezen. Ik keek per terugkerende taak of hij echt bij mij hoorde, of dat hij er gewoon al die tijd stond omdat ik er nooit meer naar had omgekeken.

Een deel van dat werk kon ik uit handen geven. Niet alles, maar wel het stuk dat zich elke keer op dezelfde manier herhaalde. Ik merkte dat terugkerende taken automatiseren precies daar begint: niet bij het hele proces, maar bij dat ene ding dat steeds terugkomt en dat ik beu was om telkens opnieuw te doen. Daardoor hield ik ruimte over in mijn agenda voor het werk waar ik zelf bij wilde zijn.

Het gaat dus niet om meer discipline. Het betekent dat ik eerst kijk wat er al staat, dan pas beslis wat erbij mag, en het overige deel zo veel mogelijk uit mijn handen leg. Dat klinkt eenvoudig, maar het vraagt wel dat ik elke keer opnieuw die vraag stel in plaats van op de automatische piloot te plannen.

De agenda als spiegel van wat ik belangrijk vind

Wat mijn agenda laat zien, is precies wat ik belangrijk vind, of juist niet. Stond er veel administratief werk in, dan koos ik daar blijkbaar voor, ook al voelde het alsof het mij overkwam. Dat was confronterend om te zien. Grip houden op je agenda is daarom ook een vorm van eerlijk kijken naar wat ik toelaat en wat ik eigenlijk allang had mogen laten gaan.

Dat eerlijke kijken gaat door, elke keer dat ik mijn week opnieuw inricht. Het is geen project dat ik ooit afrond, het is een gewoonte die ik blijf herhalen zodra mijn agenda weer voller aanvoelt dan goed is.

Mijn agenda is nu een plek waar ik beslis, niet een plek waar dingen landen.

Grip houden op je agenda begint met zien waar je uren nu al naartoe gaan. Doe de gratis uren-check.