De meeste zzp’ers die met AI beginnen stellen eerst de vraag welke tool de beste is. ChatGPT of een andere, een schrijftool erbij, een planner die het werk overneemt. Ik snap dat, want zo wordt het overal gebracht. Toch geloof ik dat “welke AI-assistenten heb je nodig” een scherpere vraag is dan “welke tool”, en dat het antwoord zelden in een lijstje zit. Het zit in een teamopstelling: een paar assistenten die samenwerken rond jouw manier van werken.

Ik ben daar zelf achter gekomen door het eerst verkeerd te doen. In het begin verzamelde ik tools. Eentje voor teksten, eentje voor samenvatten, eentje om ideeën te ordenen. Ze deden allemaal iets, en samen deden ze niets, want geen van hen wist hoe ik werk of wat ik de vorige keer had besloten. Ik was meer tijd kwijt aan schakelen tussen tools dan ze me opleverden.

Welke AI-assistenten heb je nodig, en welke niet

De vraag welke AI-assistenten je nodig hebt, begint bij een andere vraag: welk werk komt bij jou elke week terug en kost je energie zonder dat het je onderscheidt? Dat is het werk dat een assistent mag overnemen. Alles wat juist wel van jou is, je oordeel, je gesprekken, je keuzes, houd je zelf. Een assistent die dat onderscheid niet kent, is een tool erbij, en degene die daar het minst mee geholpen is, ben jij met je krappe avonden.

Bij mij vielen zo drie rollen op hun plek. Geen tien, drie. Ik bouw liever een klein team dat blijft draaien dan een grote verzameling die aandacht vraagt.

De drie rollen in mijn eigen teamopstelling

De Contentstrateeg. Die levert de eerste versie van een tekst, in mijn stem, op basis van de situatie en de kern die ik aanreik. Ik begin nooit meer bij een leeg scherm om kwart over negen ’s avonds. Herschrijven doe ik zelf, want het laatste woord over een tekst blijft van mij.

Het intakescenario. Een automatisering verwerkt een ingevuld intakeformulier tot een diagnose en een klant map, zonder dat ik ertussen zit. Dit is een scenario dat op de achtergrond draait, geen losse assistent. Wat het me oplevert, is geen tijd op een klok, het is rust in mijn hoofd, omdat ik weet dat er niets blijft liggen.

De voorbereidingsassistent. Die zet voor een gesprek op een rij wie iemand is, wat er speelt en welke vragen ertoe doen. Dat kostte me vroeger een halve avond en nu tien minuten. Het gesprek zelf voer ik altijd zelf, want de aarzeling van iemand zit in de stilte tussen twee zinnen.

Deze drie kennen mijn manier van werken en bouwen op elkaar voort. Dat is wat een teamopstelling anders maakt: de assistenten werken samen in plaats van los van elkaar, en daardoor hoef ik ze niet steeds opnieuw uit te leggen wie ik ben.

Welke AI-assistenten heb je nodig als je weinig tijd hebt

Als je naast een baan bouwt, is de verleiding groot om te wachten tot je tijd hebt om het “goed” op te zetten. Dat moment komt niet. Wat wel werkt, is beginnen met één rol, de rol die je week het meest opeet, en die pas uitbreiden als de eerste blijft draaien. Bij mij was dat het intakescenario, omdat de intake het werk was dat ik het langst uitstelde omdat het saai was.

Er komt wel iets bij kijken zodra een assistent klantgegevens verwerkt. Op Ondernemersplein staat wat de Europese AI-verordening van je vraagt, ook als kleine ondernemer die bestaande tools inzet. Handig om te weten voordat je iets bouwt dat gegevens van je klanten aanraakt.

Welke AI-assistenten je nodig hebt, volgt dus uit één ding: waar jouw tijd nu weglekt. Wat er allemaal kan, doet er minder toe dan wat jou elke week ophoudt. Ik ging eerder al in op wanneer ChatGPT genoeg is en wanneer een eigen assistent loont; dit is de stap daarna, van één assistent naar een opstelling.

Je hebt geen tien tools nodig. Je hebt een paar assistenten nodig die weten hoe jij werkt.

Wil je zien welke opstelling bij jouw week past, dan is De Ideale Teamopstelling een rustig beginpunt. Je krijgt er geen takenlijst bij, wel zicht op welke rol je als eerste zou kunnen overdragen.